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Libros societarios de actas, balances y otros en formato digital

| El 29, Ene 2018

Llevar libros y contabilidad es una exigencia lógica. No solo lo marca la ley como un requisito para terceros si no que sirve a la sociedad como un control interno y práctica normal de un buen hombre de negocios. Pero la tecnología puede, en este caso, ayudar a mejorar este aspecto.

Libros y estados contables en formato digital, cómo hacer la transformación

Lo digital no siempre es sinónimo de mejor. Por empezar, puede sufrir vulnerabilidades, está expuesto a pérdida de información y demás. Algo similar a lo que sucede con los libros en formato papel pero con otras exigencias y si no miremos el caso del voto electrónico… A veces es mejor el sistema tradicional.

En el caso de los libros y estados contables, ya es una opción llevarlos en formato electrónico y digital. El DNU 27/2018 declara como finalidad erradicar las barreras burocráticas. En este sentido, y aunque todavía faltan conocer aspectos de implementación, tal vez sea una buena noticia para las empresas la opción de llevar los libros contables y societarios mediante registros digitales, reflejado en el capítulo II de la norma.

Los libros contables obligatorios son el diario, el inventario y balance, mientras que entre los societarios se encuentran los de actas del directorio, asambleas, registro y depósito de acciones y, de corresponder, el de la Comisión Fiscalizadora. Estos libros, llevados en papel, deben estar rubricados por la autoridad de control y cumplir con varias formalidades.

Si bien hace muchos años que la ley permite la sustitución del libro diario en papel mediante medios mecánicos o magnéticos, se requería para esto una autorización por parte de la autoridad de control de cada jurisdicción.

Pero las reglamentaciones emitidas habían transformado en ineficiente al proceso por la cantidad y naturaleza de los trámites que eran requeridos, provocando que muchas empresas volviesen a sus libros en papel.  Fernando Zanet, Clarin.

A partir del decreto, el diario, y ahora también el inventario y balance, junto con la totalidad de los libros societarios, podrán llevarse mediante registros digitales, resguardados en forma cronológica y en formatos inalterables a través de una aplicación que se encontrará disponible en una plataforma del Ministerio de Modernización. Dicha aplicación proporcionará un código de seguridad que permitirá cotejar cualquier archivo digital con el asentado en el registro oficial a los efectos de verificar la legitimidad del documento.

El decreto dispone de otras reglamentaciones societarias que también podrían traer beneficios, no sólo en cuanto a eficiencia, sino también a transparencia, que detallamos a continuación: Centralización de la información de las sociedades a través del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación mediante registros que serán de consulta pública sin que por ello las autoridades pierdan sus facultades de fiscalización en cada juridiscción.

Además, se prohíbe la actuación del socio aparente y la del oculto, generando responsabilidad subsidiaria, solidaria e ilimitada en caso de incumplimiento.

 

 

Sociedad por acciones simplificada, SAS

Según la normativa, la SAS deberá llevar contabilidad y confeccionar sus estados contables que comprenderán su estado de situación patrimonial y un estado de resultados que deberán asentarse en el libro de inventario y balances.

En su caso, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) determinará el contenido y forma de presentación de los estados contables a través de aplicativos o sistemas informáticos o electrónicos de información abreviada.

Registros digitales

1. La SAS deberá llevar los siguientes registros:

a) Libro de actas;

b) Libro de registro de acciones;

c) Libro diario;

d) Libro de inventario y balances.

2. Todos los registros que obligatoriamente deba llevar la SAS, se individualizarán por medios electrónicos ante el registro público.

3. Los registros públicos podrán reglamentar e implementar mecanismos a los efectos de permitir a la SAS suplir la utilización de los registros citados precedentemente mediante medios digitales y/o mediante la creación de una página web en donde se encuentren volcados la totalidad de los datos de dichos registros.

4. Los registros públicos implementarán un sistema de contralor para verificar dichos datos al solo efecto de comprobar el cumplimiento del tracto registral, en las condiciones que se establezcan reglamentariamente.

Estos estados contables solo deben presentarse ante AFIP o IGJ a requerimiento de estos organismos, y debe guardarlos la sociedad con las formas debidas.

 

Normativa IGJ sobre libros contables y societarios

RESOLUCIÓN GENERAL N° 6/17 IGJ

TITULO IX

Registros digitales

Disposiciones generales

Artículo 51.- De conformidad con lo establecido por el artículo 58, inciso 1, .de la Ley N° 27.349, la SAS deberá llevar los siguientes registros digitales obligatorios: Libro de Actas; Libro de Registro de Acciones; Libro Diario y Libro de Inventario y Balances.

Dichos registros digitales serán habilitados automáticamente por esta Inspección General al momento de inscribirse la SAS en el Registro Público, a su cargo.

Sin perjuicio de ello, la SAS podrá solicitar la habilitación de otros registros digitales, los que quedarán encuadrados en la normativa de este título.

Artículo 52.- Cada registro digital estará compuesto de archivos digitales, que se guardarán en formato inalterable (pdf, zip o similar).

De conformidad con lo establecido por el artículo 58, inciso 2, de la ley N° 27.349, se entenderá por individualización la obtención de un criptograma, a través de la aplicación que se encontrará disponible en la Plataforma del Ministerio de Modernización. Asimismo, dicha aplicación contará con la función de cotejar el criptograma de cualquier archivo digital y compararlo con el asentado en el registro digital a los efectos de verificar la legitimidad del documento.

Asimismo, conforme con lo establecido en el inciso 3 del mencionado artículo 58, se entenderá por registración la información del número de criptograma obtenido al momento de Sa individualización, en un registro propio de cada SAS que llevará esta Inspección General. El sistema otorgará un recibo de encriptamiento por cada registración efectuada.

El archivo formará parte de! registro digital recién una vez individualizado y registrado en el ámbito de esta Inspección General.

Artículo 53.- La SAS deberá llevar ios archivos digitales individualizados a través de los criptogramas, ordenados cronológicamente, en carpetas por cada registro digital, con el correspondiente recibo de encriptamiento, los que deberán ser alojados en la sede social.

Asimismo, se deberán guardar dos copias de cada archivo digital en dos localizaciones diferentes a la antes mencionada, una de las cuales deberá ser virtual. La SAS deberá informar la localización de dichas copias al momento de realizar la primera anotación en el registro digital correspondiente y en caso de modificar cualquiera de las localizaciones deberá actualizar dicha información en el registro siguiente que inmediatamente realice.

En el caso de que el archivo que se haya digitalizado sea un documento con firma ológrafa en soporte papel, dicho documento deberá ser conservado en la sede social.

Un archivo digital tendrá tantos originales como copias del mismo se hagan.

Artículo 54.- A los fines de asegurar la correlatividad y secuencia de los registros, cada documento deberá encabezarse con el criptograma del documento anterior.

Los archivos digitales deberán registrase de manera correlativa.

Libro de Actas

Artículo 55.- Las actas deberán ser numeradas en función del órgano del que se trate. Las mismas deberán individualizarse y asentarse dentro de los diez días de celebrado el acto.

Será obligatorio llevar un índice que facilite la consulta del libro por parte de los socios, administradores y síndicos, en su caso.

Libro de Registro de Acciones

Artículo 56.- El libro de Registro de Acciones deberá incluir las menciones establecidas en el artículo 213 de la Ley General de Sociedades N° 19.550 (t.o. 1984).

Deberá contener la anotación inicia! de la distribución del capital accionario, como así también los archivos digitales con cada uno de los posteriores complementos y/o modificaciones.

Libro Diario

Artículo 57.- El Libro Diario deberá llevarse en formato digital y de conformidad con las normas vigentes. Será imprescindible que conste la fecha del asiento y deberá llevarse una numeración correlativa de éstos. Los archivos digitales deberán individualizarse y registrarse en un plazo no mayor a tres meses de realizada la operación.

Libro de Inventario y Balances

Artículo 58.- Se individualizará y registrará el balance, su inventario y memoria en un plazo no mayor a cuatro meses de finalizado el ejercicio social de que se trate.

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